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Les outils de collaboration d’Office 365 et leur rôle en amélioration de la productivité de votre entreprise

 

   135 000 groupes, 60 000 équipes, 200 000 comptes et One Drive dédié pour les entreprises. Le travail d’équipe n’a jamais été aussi important alors que les entreprises se font concurrence à l’échelle mondiale. Ces chiffres proviennent du propre environnement de collaboration de Microsoft, où Microsoft fait confiance à son propre produit pour gérer une équipe mondiale. Que vous recherchiez des centaines ou bien des milliers d’employés, Microsoft 365 fournit les outils de collaboration nécessaires pour gérer les entreprises d’une taille importante. 

   En effet, Microsoft 365 fournit des outils logiciels permettant à votre organisation de gérer n’importe quelle équipe. Poursuivant l’engagement récent de Microsoft envers les principes Open Source, Microsoft 365 a la capacité d’intégrer des applications et des logiciels tiers.

   Dans cet article on va discuter les principaux outils de Microsoft 365 et comment ils peuvent améliorer la productivité au sein de votre organisation.


1. Microsoft Teams

   Microsoft Teams est un espace de travail collaboratif et moderne. Il est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent à distance, bien qu’il offre également de grands avantages aux employés internes. Microsoft Teams peut aider à augmenter la productivité de l’équipe, à accroître la collaboration entre les services et à aider votre entreprise à effectuer des tâches de manière rapide et efficace. Lorsque vous connectez des solutions tierces à Microsoft Teams, vous pouvez augmenter considérablement l’efficacité de l’entreprise, dépassant les niveaux précédents.

a. Une communication bien optimisée

   L’un des principaux avantages de Microsoft Teams est qu’il favorise une communication incroyablement ciblée entre les équipes. Il n’y a presque pas de perte de temps ou de discussion. La clé est qu’il permet une discussion en temps réel entre les membres de l’équipe sélectionnés dans les canaux thématiques. Microsoft Teams supprime le décalage entre les membres de l’équipe incapables de lire les e-mails. Il ne garde que ceux qui sont impliqués dans une tâche particulière.

b. Une productivité bien augmentée

   Pensez au temps perdu entre les fils de discussion. Pensez au temps perdu à essayer de planifier des réunions entre travailleurs à distance. L’attribution des tâches lors des suivis post-réunion est notoirement chronophage. Le classement des documents et le suivi des versions sont également problématiques. L’un des grands avantages de Microsoft Teams est d’augmenter la productivité en gardant les bonnes personnes à la table dans des collaborations hautement ciblées avec la récupération de documents intégrée au système.

c. Aucune limitation par le matériel et le logiciel

   L’un des avantages de Microsoft Teams est qu’il est accessible n’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel appareil. Il élimine toutes les limitations des préférences matérielles ou logicielles. Il est pris en charge sur Windows, Mac, ainsi que sur iOS et Android. Tout ce dont vous avez besoin est juste une bonne connexion Internet.

d. Intégration d’applications Microsoft

    Microsoft Teams est entièrement intégré à Microsoft 365. C’est un avantage majeur de Microsoft Teams. Des applications comme Word, Excel et Powerpoint sont bien accessibles.  

e. Outils de réunion et de planification

   Parfois on perd le temps dans les collaborations d’équipe en essayant de synchroniser les calendriers. Avec Microsoft Teams, vous pouvez synchroniser vos rendez-vous existants avec d’autres membres de l’équipe. Une fois votre réunion configurée, vous pouvez en parler dans un fil de discussion séparé. Vous pouvez vous mettre d’accord sur les ordres du jour et télécharger les documents pertinents, le tout au sein de Microsoft Teams.

f. C’est un Kickstarter de la transformation digitale

   Si votre organisation n’est pas transformée digitalement, vous aurez probablement de nombreux emplacements de stockage de données différents. Cela peut entraîner des retards lorsque les documents doivent être consultés. L’un des avantages de Microsoft Teams est qu’il vous emmène dans un parcours de transformation digitale. Comme il s’agit d’un système basé sur le Cloud, vous pouvez accéder aux informations de n’importe où, sur n’importe quel appareil, à tout moment. 

2. MS SharePoint

   Si vous exploitez une entreprise qui compte plusieurs sites, il peut être difficile de s’assurer que chaque employé a un accès instantané à la veille économique et aux documents essentiels dont il a besoin. Avec MS SharePoint , les employés autorisés peuvent ouvrir, réviser, modifier et partager des documents de n’importe où dans le monde. Cela signifie que votre personnel de bureau et le personnel distant sur site bénéficient tous de la même facilité d’accès à tout ce dont ils ont besoin. Pour les non-initiés, SharePoint fonctionne de la même manière que Google Drive. Cependant, il comprend une myriade d’outils et de fonctionnalités qui en font une solution plus avancée et à multiples facettes. Il peut fonctionner comme un référentiel de fichiers partagé, un site de blog, un système de gestion de contenu Web et même un intranet. Il est également disponible en plusieurs versions, notamment SharePoint Server et SharePoint Online qui fait partie d’Office 365. Lorsque vous ouvrez un nouveau site d’équipe sur SharePoint, quelques-unes des fonctionnalités que vous pourrez inclure sont : 

  • Gestion des versions de fichiers
  • Enregistrement des documents
  • Indexation et recherche
  • Une interface web bien conçue
  • Une intégration transparente avec d’autres applications Windows

Ms SharePoint a donc plusieurs avantages. Ici on va citer 2 avantages qu’on peut juger les plus importants :

a. Amélioration de la gestion des données

   Une recherche montre que les employés passent 28 % de sa journée de travail à lire et à répondre aux e-mails qui s’affichent dans leurs boîtes de réception. Cela représente environ 2,6 heures et 120 messages par employé et par jour. Ces données à elles seules révèlent que le personnel d’aujourd’hui est inondé de données à chaque point de contrôle. À cette fin, il peut être difficile d’essayer de tout organiser. Bien sûr, vous pouvez créer un système de fichiers élaboré sur votre bureau pour garder une trace de tous vos documents liés au travail, mais que se passe-t-il lorsqu’un travailleur hors site doit accéder à l’un des fichiers ? Les données que votre entreprise reçoit concernent différents projets, appartiennent à différentes équipes et sont soumises dans différents formats et tailles. Tenter de garder une trace de tous est un défi, même pour les leaders les plus forts. C’est là que SharePoint peut vous aider. En un instant, les utilisateurs peuvent contrôler les points de données exacts dont ils ont besoin, sans avoir à passer au crible des tonnes de documents dont ils n’ont pas besoin. Si vous utilisez SharePoint Online basé sur le cloud, ils peuvent le faire de n’importe où et à tout moment. 

b. Productivité accrue


   En tant que gestionnaire d’une entreprise, combien d’heures par semaine pensez-vous passer à fouiller dans les archives pour trouver un dossier ? Que vous cherchiez à l’intérieur d’un classeur ou que vous entriez dans chaîne infinie de dossiers, il peut être frustrant de consacrer du temps pendant une journée de travail chargée à une telle tâche. Lorsque tous vos documents sont consolidés sur une plate-forme SharePoint, la recherche de ce dont vous avez besoin est aussi simple que quelques clics. Vous pouvez organiser chaque site SharePoint pour inclure uniquement les dossiers et sous-dossiers dont vous avez besoin. De cette façon, vous pouvez aller directement à la source lorsque le temps presse et que vous devez prendre une décision commerciale rapide. C’est d’une fonctionnalité utile soit pour les chefs d’entreprise, ou bien pour les employés. Ils peuvent ainsi consacrer plus de temps à leurs principales responsabilités.

3. OneDrive Enterprise

   OneDrive Entreprise est un outil moderne clé pour la gestion des données. Les sauvegardes, le stockage dans le Cloud et la possibilité d’accéder aux documents de n’importe où sont tous des éléments essentiels de la constitution d’équipes collaboratives. Quiconque a travaillé sur des documents il y a 15 ans se souvient des fils de discussion sans fin et des modifications mineures des documents. Souvent, le document qui a finalement été publié n’était pas le produit final, mais un document intermédiaire avec toutes les fautes de frappe et tous les problèmes de conception. 

   OneDrive Entreprise supprime ce type de problème. La collaboration en temps réel, le stockage de fichiers uniques avec accès contrôlé, l’historique de révision des documents et les sauvegardes font de OneDrive une plate-forme de stockage de fichiers essentielle. La collaboration est presque impossible et incroyablement difficile sans une gestion en temps réel des documents et des fichiers.

   OneDrive Entreprise rassemble les équipes. Ainsi, les fichiers sont gérés avec une sécurité et une collaboration améliorée.

4. Groupes Office 365

   Les groupes Office 365 « sont un espace de travail partagé pour les e-mails, les conversations, les fichiers et les événements où les membres du groupe peuvent accomplir collectivement des tâches ». De l’incroyable capacité de prise de notes de OneNote à la création de documents robuste de Microsoft Word, Office 365 Groups donne aux membres spécifiques de l’équipe la possibilité d’accéder aux informations clés dont chaque personne a besoin pour faire son travail.

 
Conclusion

    Microsoft 365 promet d’aider les organisations à créer et à gérer des équipes complexes à travers le monde. Que votre entreprise soit une petite équipe ou des dizaines de milliers d’équipes, le logiciel de collaboration de Microsoft vous aide à travailler ensemble. Si votre entreprise a besoin de gérer la collaboration entre plusieurs équipes, n’hésitez pas à nous contacter pour discuter de la manière dont Microsoft 365 pourrait être mis en œuvre pour répondre à vos besoins. Nous serons ravis à vous aider pour maximiser la productivité de votre organisation. 

 

Gaëtan Komguem

Diplômé de l'École nationale supérieure Mines-Télécom Atlantique Bretagne Pays de la Loire en Systèmes d'Information, il justifie d’une expérience de 15 années dans le domaine des TI et des banque/assurance en tant que conseiller en technologie de l’information. Il est certifié Fellow Life Management Institute (FLMI)

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