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Microsoft 365 pour les entreprises : tout ce que vous devez savoir

Microsoft 365 pour les entreprises : tout ce que vous devez savoir

La multitude d’éditions Business et Enterprise de Microsoft 365 – sous licence, sous forme d’abonnements mensuels ou annuels – offre des ensembles de fonctionnalités plus avancés que les éditions Home et Personal, avec des applications collaboratives et des outils de gestion conçus pour répondre aux besoins de sécurité et de conformité des entreprises.

Microsoft 365

Qu’est-ce que Microsoft 365 ?

En tant que gamme de produits, Microsoft Office remonte à près de trois décennies, les premières versions combinant essentiellement Word, Excel et PowerPoint dans un ensemble à prix réduit. Microsoft 365 (anciennement Office 365), qui est disponible depuis 2011, diffère de cet ensemble à l’ancienne à deux égards : d’abord, il est vendu sous forme d’abonnement (facturé mensuellement ou annuellement), plutôt que sous forme de licence perpétuelle avec un paiement unique fixe. Deuxièmement, il combine une suite de services en ligne, notamment une messagerie électronique professionnelle, un stockage de fichiers dans le cloud et des outils de communication sécurisés, ainsi que les applications de bureau traditionnelles. 

Comme il s’agit d’une offre d’abonnement, ces programmes de bureau sont mis à jour automatiquement lorsqu’une nouvelle version est disponible. Si votre abonnement est à jour, vous obtenez les dernières versions, avec des versions de sécurité mensuelles et des mises à jour de fonctionnalités tous les six mois, sur le même calendrier que Windows 10. 

Microsoft 365 est disponible dans les éditions Famille et Personnel (auparavant appelées Office 365 Famille et Personnel, respectivement) qui sont destinées à être utilisées par les familles, les étudiants et les particuliers à des fins personnelles et non commerciales.

Dans ce guide, nous couvrons la multitude d’éditions Microsoft 365 Business et Enterprise, qui offrent un ensemble de fonctionnalités plus avancées que les éditions Family et Personal, avec des applications collaboratives et des outils de gestion conçus pour relever les défis de sécurité et de conformité de l’entreprise.

Microsoft 365 - Word

Quels services en ligne sont dans Microsoft 365 ?

La combinaison exacte d’applications et de services disponibles avec un abonnement Microsoft 365 dépend de l’édition que vous avez choisie. Les cinq services suivants sont communs à tous les plans d’affaires et d’entreprise :

a. Échange en ligne

Cette offre de messagerie professionnelle offre à chaque abonné Microsoft 365 de votre organisation une boîte aux lettres d’une capacité maximale de 50 Go ou 100 Go, avec la possibilité d’accéder à la messagerie via un navigateur Web ou à l’aide de l’application Outlook sur Windows, sur un Mac ou sur les appareils mobiles. Le filtrage des logiciels malveillants et des spams est intégré, tout comme les fonctionnalités de base telles que les boîtes aux lettres partagées et (pour certains abonnements Microsoft 365) les fonctionnalités avancées telles que eDiscovery.

b. OneDrive pour les entreprises

Chaque abonné Microsoft 365 Business bénéficie de 1 To de stockage personnel OneDrive for Business, avec des clients de synchronisation disponibles pour chaque plate-forme de bureau et mobile. Le client Windows 10 utilise le même client de synchronisation que le service OneDrive grand public, en conservant les données dans un emplacement séparé. La fonction Fichiers à la demande permet aux utilisateurs d’afficher et de gérer le stockage basé sur le cloud à l’aide de l’Explorateur de fichiers. Les administrateurs de plans Entreprise peuvent mettre à niveau les utilisateurs vers un stockage illimité si un téraoctet ne suffit pas.

c. SharePoint en ligne

L’interface SharePoint est désormais élégante là où elle était autrefois maladroite, permettant aux équipes de partager des fichiers et de synchroniser des informations dans l’Explorateur de fichiers à l’aide du même client de bureau que dans OneDrive Entreprise. SharePoint et Exchange Online incluent tous deux des contrôles administratifs pour empêcher les utilisateurs de partager des informations confidentielles en dehors de l’organisation.

d. Équipes Microsoft

Cette plate-forme collaborative remplace l’ancien service Skype Entreprise, offrant des communications unifiées, des conférences vidéo HD et une messagerie instantanée pour les abonnés Microsoft 365 dans une organisation, ainsi qu’une architecture basée sur les équipes et les canaux qui couvre une grande partie du même ensemble de fonctionnalités que alternatives comme Slack. La version gratuite de Teams permet aux petites entreprises d’utiliser le service sans avoir à payer de frais de licence. L’utilisation de Microsoft Teams s’est considérablement développée depuis le début de 2020, lorsque les fermetures liées à une pandémie en ont fait un choix idéal pour les scénarios de travail à distance. Les développeurs derrière Teams proposent de nouvelles fonctionnalités chaque mois pour les applications de bureau, mobiles et Web.   

e. Services supplémentaires

Certains plans Microsoft 365 incluent des services ciblés pour des publics spécifiques. Les plans Microsoft 365 Business Standard et Business Premium, par exemple, incluent des services pour les petites et moyennes entreprises ; ces outils incluent Microsoft Bookings, qui permet aux clients de planifier et de gérer des rendez-vous, et MileIQ, un service de suivi du kilométrage. Tous les forfaits Enterprise incluent le service de réseau social Yammer et une sélection d’outils d’automatisation d’entreprise, notamment Microsoft Power Apps pour créer des formulaires personnalisés, Power Automate pour rationaliser les flux de travail répétitifs et Power BI Pro, un outil d’analyse commerciale avancé.

Office 365 apps

Quelles applications de bureau sont disponibles dans Microsoft 365 ?

Chaque plan Microsoft 365 qui inclut des applications de bureau propose les applications Office suivantes pour toutes les versions prises en charge de Windows et pour MacOS : Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Sur les PC Windows uniquement, Access et Publisher sont disponibles. Microsoft a récemment annoncé son intention d’inclure une version « légère » de Visio dans ses plans d’affaires. Ces applications sont mises à jour automatiquement vers la dernière version, avec des mises à jour de sécurité mensuelles et des mises à jour de fonctionnalités semestrielles.

 Les abonnements Microsoft 365 fournissent des licences par utilisateur, ce qui signifie que les applications peuvent être installées et utilisées sur jusqu’à cinq téléphones, cinq tablettes et cinq PC ou Mac simultanément. À partir de son portail d’abonnement personnel, un utilisateur peut se connecter à l’aide de ses informations d’identification Microsoft 365 et gérer les installations sans avoir à saisir de clés de produit ni à se soucier de l’activation. En revanche, les versions à licence perpétuelle d’Office sont généralement concédées sous licence pour une utilisation sur un seul appareil et ne peuvent pas être transférées.

Les versions Web de Word, Excel et PowerPoint offrent des outils assez robustes qui permettent de modifier les fichiers stockés dans OneDrive Entreprise. Ces outils fonctionnent dans n’importe quel navigateur de bureau moderne sans nécessiter de logiciel supplémentaire. La plupart des plans d’affaires offrent également Outlook sur le Web.

Lorsque vous vous connectez avec un abonnement actif sur des appareils mobiles (iOS et Android), une nouvelle application Office unifiée offre un emplacement unique pour créer, afficher et modifier des fichiers Word, Excel et PowerPoint. L’application Outlook fournit une vue unifiée des comptes de messagerie et de calendrier professionnels et personnels. Les applications mobiles sont également disponibles pour les services Microsoft 365, notamment OneDrive, Skype Entreprise et Microsoft Teams.

Gérer Microsoft 365 dans une organisation

Microsoft 365 inclut un tableau de bord de gestion que les administrateurs peuvent utiliser pour gérer les licences, les abonnements, les fonctionnalités et la sécurité. Cette console peut être écrasante, et même dans ce cas, certaines fonctionnalités ne peuvent être gérées que via des commandes PowerShell.

Même dans les petites organisations, il est crucial d’avoir un administrateur Office 365 compétent qui peut gérer les utilisateurs et configurer correctement les options de sécurité. À moins que vous ne disposiez d’un personnel interne bien formé, il vaut la peine de sous-traiter cette tâche de gestion à un fournisseur de services gérés.

Au minimum, chaque administrateur doit connaître les points d’entrée suivants pour la gestion d’Office 365 :

Portail Microsoft 365 Les utilisateurs peuvent accéder aux services Web ici et également gérer les installations des applications de bureau Office. 

Centre d’administration Microsoft 365 Pour les utilisateurs auxquels des rôles d’administrateur ont également été attribués, ce portail comprend des options de configuration pour la gestion des utilisateurs et des groupes, des licences et de la facturation. Les options en bas du volet de navigation permettent d’accéder aux centres d’administration pour des services spécifiques, tels qu’Exchange Online et OneDrive Entreprise. 

Centre d’administration Azure Active Directory Chaque abonnement professionnel Microsoft 365 comprend également un compte Azure Active Directory gratuit. Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs et les appareils à partir de ce portail et peuvent également configurer des relations avec des organisations externes et des serveurs locaux existants. Notez que certaines fonctionnalités nécessitent des abonnements Azure AD premium. 

Sécurisation des comptes et du contenu

Les services Microsoft 365 sont conçus pour être sécurisés par défaut. Vous pouvez apporter plusieurs modifications aux paramètres par défaut pour trouver le bon équilibre entre sécurité et commodité.

Tout d’abord, activez l’authentification multifacteur en vous connectant au portail Azure Active Directory en tant qu’administrateur général. Chaque utilisateur doit fournir d’autres moyens de contact, comme un numéro de téléphone pour recevoir des messages SMS. L’application Microsoft Authenticator est particulièrement utile en tant que principal moyen de générer des codes à usage unique ou de recevoir des notifications push pour la connexion aux services Office 365.    

Ensuite, activez la réinitialisation du mot de passe en libre-service. Vous trouverez un lien vers cette option dans la section Sécurité et confidentialité du portail d’administration Microsoft 365.  

Conclusion

Les outils Microsoft 365 dédiés pour les entreprises ainsi que le cloud computing et le big data ne cessent de se développer, ce qui nécessite parfois un recours aux prestations d’un bureau de service informatique maîtrisant les outils de collaboration et le processus de migration d’une entreprise traditionnelle vers une entreprise numérique. Pour plus d’info sur les services digitales que nous proposons ou bien si vous êtes à la recherche d’un accompagnant pour vos projets numériques n’hésitez pas à nous contacter sur ce lien

Gaëtan Komguem

Diplômé de l'École nationale supérieure Mines-Télécom Atlantique Bretagne Pays de la Loire en Systèmes d'Information, il justifie d’une expérience de 15 années dans le domaine des TI et des banque/assurance en tant que conseiller en technologie de l’information. Il est certifié Fellow Life Management Institute (FLMI)

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